Une plateforme de paiement pour le secteur public belge

Une ancienne version de SAP aux capacités d'intégration limitées. Plusieurs applications métier, chacune gérant ses propres paiements vers SAP avec des niveaux d'intégration variables. Une exigence légale pour une double validation de chaque ordre de paiement. Et aucune possibilité de visualiser, en un seul endroit, ce qui était payé dans toute l'organisation.

C'est à cette situation qu'une institution publique belge a demandé à 5th floor d'apporter une solution. Cette institution traite un volume important de paiements liés à plusieurs processus métier : subsides, primes exceptionnelles, remboursements de frais, paiements ponctuels. SAP était au cœur de ce système, mais chaque application métier devait s'intégrer à SAP selon ses propres modalités. Il en résultait une couverture inégale, une charge administrative importante liée à la conformité et l'absence de vue d'ensemble des flux de paiement.

5th floor a conçu et développé le « Hub de Finance » : une plateforme intermédiaire qui se situe entre les applications métier et SAP, centralise les flux de paiement et assure la conformité à un seul niveau plutôt que dans chaque application. Le Hub traite environ 30 millions d'euros de paiements par mois, soit quelque 350 ordres de paiement par jour. SAP reste le système comptable de référence. Le reste du portefeuille d'applications ne dépend plus directement de lui.

Les quatre problèmes que le Hub résoud

La phase de cadrage a identifié quatre obstacles structurels :

• Une version obsolète de SAP avec des capacités d'intégration limitées, ce qui faisait de chaque nouvelle connexion un projet personnalisé.
• Une gestion décentralisée des paiements. Chaque application d'entreprise avait sa propre intégration avec SAP, avec une couverture qui variait d'une à l'autre.
• Une difficulté de conformité. Le principe des quatre yeux (double validation lors de la liquidation des paiements) est une exigence légale, mais son application cohérente à travers les applications était difficile.
• Pas de vue consolidée des flux financiers transitant par l'organisation.

Ces quatre contraintes ont façonné quatre objectifs stratégiques : centraliser les données financières et comptables, simplifier les opérations quotidiennes pour les équipes financières et les responsables budgétaires, sécuriser et automatiser les contrôles avec une gestion fine des accès, et réduire la dépendance directe à SAP pour le reste du portefeuille.

Le Hub de Finance : une plateforme entre les applications métier et SAP

Le Hub agit comme un intermédiaire stratégique entre les applications métier et SAP. Il expose une API standardisée et orientée métier d'un côté, et gère toutes les interactions SAP de l'autre. Les applications métier ne parlent plus SAP. Elles parlent Hub.

La plateforme est construite autour de quatre briques fonctionnelles :

• Réception et validation. Tous les ordres de paiement, quelle que soit leur origine commerciale, entrent par un point d'entrée unique. Le Hub valide la structure, les règles métier et les références budgétaires avant toute autre chose.
• Flux de travail de liquidation avec double validation. Le principe des quatre yeux est appliqué à l'intérieur du Hub, avec une piste d'audit complète.
• Transfert vers SAP. Une fois la commande validée, le Hub génère automatiquement le rapport d'ordonnancement et le transfère vers SAP.
• Suivi en temps réel. Toute application métier peut vérifier le statut d'un paiement à tout moment, via l'API.

Autour de ces quatre briques, le Hub centralise également les données financières de référence qui étaient précédemment configurées dans SAP : comptes généraux, postes budgétaires, programmes, engagés. Les agents financiers gèrent ces données via une interface unifiée, directement dans le Hub. La dépendance vis-à-vis de SAP pour la configuration quotidienne est drastiquement réduite.

Chaque transaction transitant par le Hub est tracée et disponible pour analyse. Cet historique consolidé alimente le reporting et la business intelligence de l'institution, offrant aux décideurs une vision des flux financiers qui n'existait pas auparavant.

Comment 5th floor a mené à bien ce projet

Le Hub a été construit dans une approche agile et itérative.

Découverte et conception. Des ateliers collaboratifs avec les équipes métiers et financières ont permis de cartographier en profondeur les processus de paiement existants. L'objectif était de concevoir une solution adaptée au contexte opérationnel, et non d'imposer un modèle.

MVP à partir du flux le plus volumineux. La première version de production couvrait les subsides, le type de paiement le plus important en volume financier. Mettre ce flux en production en premier a rapidement apporté une valeur visible et a réduit les risques pour le reste de la feuille de route.

Déploiement progressif en quatre phases.

• Phase 1 : Fonctionnalités de liquidation et de validation de base, avec génération de rapports SAP.
• Phase 2 : Extension à d'autres types de paiement (remboursements, primes, paiements exceptionnels).
• Phase 3 : Fonctionnalité d'historique de recherche et de commande.
• Phase 4 : Modules de gestion et de configuration des données de référence financières.

Co-création UX. Chaque écran a été conçu en collaboration avec les agents financiers et les experts métier qui allaient l'utiliser. Le résultat est une interface que les utilisateurs ont adoptée sans programme de formation formel.

DevOps et livraison continue. Des cycles de développement courts, des tests utilisateurs réguliers et des mises en production fréquentes ont été accompagnés d'un soutien étroit de la part de l'équipe 5th floor à chaque mise en service. Les retours recueillis après chaque mise en production ont été directement pris en compte dans l'itération suivante.

Architecture technique

Les microservices sont organisés par domaine métier, ce qui permet à chaque module d'être maintenable indépendamment. Le Hub s'intègre également à l'environnement numérique plus large de l'institution : la gestion électronique des documents (GED) pour les pièces justificatives, la référence centralisée des bénéficiaires et de l'organigramme, ainsi que les outils de Business Intelligence (BI) qui consomment les données de paiement consolidées.

Résultats

Au-delà des indicateurs de volume, les avantages opérationnels sont tangibles :

• La conformité réglementaire est désormais systématique, avec une piste d'audit complète plutôt que des implémentations application par application.
• Efficacité opérationnelle. La validation et la liquidation sont rationalisées et accélérées.
• Autonomie des équipes métier. Les applications n'ont plus besoin d'expertise SAP pour gérer leurs paiements.
• Visibilité. Une vue consolidée en temps réel de chaque flux financier, disponible pour les décideurs.
• Réduction des risques. L'automatisation du contrôle élimine les erreurs manuelles qui passaient auparavant inaperçues.

L'adoption a été large. La co-construction avec les utilisateurs finaux a entraîné une courbe d'apprentissage minimale et une adoption rapide par les parties prenantes.

Télécharger l'étude de cas

Où en est le projet

Le Hub de Finance est un produit abouti. L'essentiel des fonctionnalités est couvert et la plateforme est stable. 5th floor poursuit ce partenariat en assurant la maintenance corrective, les évolutions fonctionnelles mineures lorsque de nouveaux besoins apparaissent, les mises à niveau technologiques des frameworks (Angular et autres) et des dépendances, ainsi que l'assistance quotidienne aux utilisateurs afin de garantir la productivité des équipes.

Ce que ce projet démontre

Le Hub de Finance illustre la manière dont 5th floor aborde les environnements commerciaux et réglementaires complexes :

• Comprendre en profondeur les contraintes commerciales et de conformité avant d'écrire du code.
• Concevoir des solutions robustes pour des volumes financiers critiques.
• Appliquer une méthode agile avec de la co-création réelle et des itérations courtes.
• S'intégrer proprement dans les écosystèmes existants plutôt que de les remplacer.
• Rester impliqué bien après le lancement, afin que la solution continue de produire des résultats.

Au-delà de la technologie, le projet est une étude de cas en matière de collaboration. Les utilisateurs ont été au centre du processus de conception tout au long. Le succès du Hub repose autant sur la relation de travail avec le client que sur l'exécution technique.

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