Une plateforme de paiement pour le secteur public belge

Une ancienne version de SAP aux capacités d'intégration limitées. Plusieurs applications métier, chacune gérant ses propres paiements vers SAP avec des niveaux d'intégration variables. Une obligation légale de double validation pour chaque ordre de paiement. Et aucun moyen de visualiser, en un seul endroit, l'ensemble des paiements effectués au sein de l'entreprise.

C'est à cette situation qu'une institution publique belge a demandé à 5th floor d'apporter une solution. Cette institution traite un volume important de paiements liés à plusieurs processus métier : subventions, primes exceptionnelles, remboursements de frais, paiements ponctuels. SAP était au cœur de ce système, mais chaque application métier devait s'intégrer à SAP selon ses propres modalités. Il en résultait une couverture inégale, une charge importante en matière de conformité et l'absence de vue consolidée sur les flux de paiement.

5th floor a conçu et mis en place le « Finance Hub » : une plateforme intermédiaire qui s'intercale entre les applications métier et SAP, centralise les flux de paiement et assure la conformité en une seule fois, plutôt que dans chaque application. Le Hub traite environ 30 millions d'euros de paiements par mois, soit environ 350 ordres de paiement par jour. SAP reste le système comptable de référence. Le reste du portefeuille d'applications n'en dépend plus directement.

Les quatre problèmes que le Hub a été conçu pour résoudre

La phase de cadrage a permis d'identifier quatre obstacles structurels :

• Une version obsolète de SAP aux capacités d'intégration limitées, ce qui faisait de chaque nouvelle connexion un projet sur mesure.
• Gestion décentralisée des paiements. Chaque application métier disposait de sa propre intégration avec SAP, dont l'étendue variait d'une application à l'autre.
• Une charge liée à la conformité. Le principe du double contrôle (double validation lors de la liquidation des paiements) est une obligation légale, mais il était difficile de le faire respecter de manière cohérente dans toutes les applications.
• Il n'existe pas de vue d'ensemble des flux financiers transitant par l'organisation.

Ces quatre contraintes ont donné lieu à quatre objectifs stratégiques : centraliser les données financières et comptables, simplifier les opérations quotidiennes des équipes financières et des responsables budgétaires, sécuriser et automatiser les contrôles grâce à une gestion fine des droits d'accès, et réduire la dépendance directe vis-à-vis de SAP dans le reste du portefeuille.

Le Finance Hub : une plateforme reliant les applications métier à SAP

Le Hub joue le rôle d'intermédiaire stratégique entre les applications métier et SAP. D'un côté, il met à disposition une API standardisée et orientée métier, et de l'autre, il gère toutes les interactions avec SAP. Les applications métier ne communiquent plus en langage SAP. Elles communiquent via le Hub.

La plateforme s'articule autour de quatre modules fonctionnels :

• Réception et validation. Tous les ordres de paiement, quelle que soit leur origine opérationnelle, transitent par un point d'entrée unique. Le Hub valide la structure, les règles métier et les références budgétaires avant toute autre opération.
• Processus de liquidation avec double validation. Le principe du double contrôle est appliqué au sein du Hub, avec une piste d'audit complète.
• Transfert vers SAP. Une fois la commande validée, le Hub génère automatiquement le rapport d'ordonnancement et le transfère vers SAP.
• Suivi en temps réel. N'importe quelle application métier peut vérifier à tout moment l'état d'un paiement via l'API.

Autour de ces quatre piliers, le Hub centralise également les données financières de référence qui étaient auparavant configurées dans SAP : comptes généraux, postes budgétaires, programmes, engagements. Les agents financiers gèrent ces données via une interface unifiée, directement dans le Hub. La dépendance vis-à-vis de SAP pour la configuration quotidienne est ainsi considérablement réduite.

Chaque transaction transitant par le Hub est suivie et peut faire l'objet d'une analyse. Cet historique consolidé alimente les rapports et les outils d'intelligence économique de l'établissement, offrant ainsi aux décideurs une vision des flux financiers qui n'existait pas auparavant.

Comment « 5th floor » a réussi cet exploit

Le Hub a été développé selon une approche agile et itérative.

Analyse et conception. Des ateliers collaboratifs menés avec les équipes métier et financières ont permis de cartographier en détail les processus de paiement existants. L'objectif était de concevoir une solution adaptée au contexte opérationnel, et non d'imposer un modèle préétabli.

MVP en commençant par le flux présentant le volume le plus élevé. La première version mise en production concernait les subventions, qui constituent le type de paiement le plus important en termes de volume financier. Le fait de lancer ce flux en premier a permis d'apporter rapidement une valeur ajoutée tangible et de réduire les risques liés au reste de la feuille de route.

Déploiement progressif en quatre phases.

• Phase 1 : Fonctionnalités de base de liquidation et de validation, avec génération de rapports SAP.
• Phase 2 : Extension à d'autres types de paiements (remboursements, primes, paiements exceptionnels).
• Phase 3 : Fonctionnalité d'historique des recherches et des commandes.
• Phase 4 : Modules de gestion et de configuration des données de référence financières.

Co-création de l'expérience utilisateur (UX). Chaque écran a été conçu en collaboration avec les agents financiers et les experts métier qui seraient amenés à l'utiliser. Il en résulte une interface que les utilisateurs ont adoptée sans avoir suivi de programme de formation officiel.

DevOps et livraison continue. Des cycles de développement courts, des tests utilisateurs réguliers et des mises en production fréquentes ont été associés à un accompagnement étroit de la part de l'équipe d'5th floor s à chaque mise en service. Les retours recueillis après chaque mise en production ont été directement pris en compte dans l'itération suivante.

Architecture technique

Les microservices sont organisés par domaine métier, ce qui permet d'assurer la maintenabilité de chaque module de manière autonome. Le Hub s'intègre également à l'environnement numérique global de l'institution : la gestion électronique des documents (GED) pour les pièces justificatives, la base de données centralisée des bénéficiaires et de l'organigramme, ainsi que les outils de Business Intelligence qui exploitent les données de paiement consolidées.

Résultats

Au-delà des indicateurs de volume, les avantages opérationnels sont concrets :

• La conformité réglementaire est désormais systématique, avec une piste d'audit complète, plutôt que des mises en œuvre au cas par cas.
• Efficacité opérationnelle. Les processus de validation et de liquidation sont rationalisés et accélérés.
• Autonomie des équipes métier. Les applications ne nécessitent plus d'expertise SAP pour gérer leurs paiements.
• Visibilité. Une vue d'ensemble consolidée et en temps réel de tous les flux financiers, mise à la disposition des décideurs.
• Réduction des risques. L'automatisation des contrôles élimine les erreurs manuelles qui passaient auparavant inaperçues.

L'adoption a été généralisée. La co-construction avec les utilisateurs finaux s'est traduite par une courbe d'apprentissage minimale et une adoption rapide par l'ensemble des parties prenantes.

Télécharger l'étude de cas

État d'avancement du projet

Finance Hub est un produit abouti. L’essentiel des fonctionnalités est couvert et la plateforme est stable. 5th floor poursuit ce partenariat en assurant la maintenance corrective, les évolutions fonctionnelles mineures lorsque de nouveaux besoins apparaissent, les mises à niveau technologiques des frameworks (Angular et autres) et des dépendances, ainsi que l’assistance quotidienne aux utilisateurs afin de garantir la productivité des équipes.

Ce que ce projet met en évidence

Le « Finance Hub » illustre la manière dont 5th floor aborde les environnements commerciaux et réglementaires complexes :

• Il est essentiel de bien comprendre les contraintes métier et de conformité avant de commencer à écrire du code.
• Concevoir des solutions robustes pour les volumes financiers critiques.
• Mettre en œuvre une méthode agile reposant sur une véritable co-création et des itérations courtes.
• S'intégrer harmonieusement aux écosystèmes existants plutôt que de les remplacer.
• Restez impliqué bien après la mise en service, afin que la solution continue à porter ses fruits.

Au-delà de l'aspect technologique, ce projet constitue un véritable exemple de collaboration. Les utilisateurs ont été placés au cœur du processus de conception tout au long du projet. Le succès du Hub repose autant sur la relation de travail avec le client que sur la mise en œuvre technique.

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Contactez-nous à l'adresse sales@5thfloor.be