Een betalingsplatform voor de Belgische overheidssector

Een oudere SAP-versie met beperkte integratiemogelijkheden. Verschillende bedrijfsapplicaties, die elk hun eigen betalingen aan SAP afhandelen met uiteenlopende integratieniveaus. Een wettelijke verplichting tot dubbele validatie bij elke betalingsopdracht. En geen mogelijkheid om op één plek te zien wat er binnen de hele organisatie werd betaald.

Dat was de situatie waarvoor een Belgische overheidsinstelling de hulp van 5th floor inriep. De instelling verwerkt een groot aantal betalingen die verband houden met verschillende bedrijfsprocessen: subsidies, uitzonderlijke bonussen, onkostenvergoedingen en ad-hocbetalingen. SAP stond centraal in dit geheel, maar elke bedrijfsapplicatie moest op zijn eigen manier met SAP worden geïntegreerd. Het gevolg was een ongelijkmatige dekking, een zware nalevingslast en het ontbreken van een geconsolideerd overzicht van de betalingsstromen.

5th floor hebben we de Finance Hub ontworpen en gebouwd: een tussenplatform dat tussen de bedrijfsapplicaties en SAP in staat, de betalingsstromen centraliseert en ervoor zorgt dat aan de compliance-eisen wordt voldaan – en wel één keer, in plaats van in elke afzonderlijke applicatie. De Hub verwerkt maandelijks ongeveer 30 miljoen euro aan betalingen, wat neerkomt op zo’n 350 betalingsopdrachten per dag. SAP fungeert nog steeds als het primaire boekhoudsysteem. De rest van het applicatieportfolio is er niet langer rechtstreeks van afhankelijk.

De vier problemen waarvoor de Hub is opgezet

In de verkenningsfase zijn vier structurele belemmeringen vastgesteld:

• Een verouderde SAP-versie met beperkte integratiemogelijkheden, waardoor elke nieuwe koppeling een maatwerkproject werd.
• Gedecentraliseerde betalingsafhandeling. Elke bedrijfsapplicatie beschikte over een eigen integratie met SAP, waarbij de reikwijdte per applicatie verschilde.
• Een nalevingslast. Het vierogenprincipe (dubbele controle bij de afwikkeling van betalingen) is een wettelijke vereiste, maar het was moeilijk om dit in alle applicaties consequent te handhaven.
• Er is geen totaaloverzicht van de financiële stromen die via de organisatie verlopen.

Deze vier beperkingen hebben geleid tot vier strategische doelstellingen: het centraliseren van financiële en boekhoudkundige gegevens, het vereenvoudigen van de dagelijkse werkzaamheden voor financiële teams en budgetverantwoordelijken, het waarborgen en automatiseren van controles door middel van gedetailleerd toegangsbeheer, en het verminderen van de directe afhankelijkheid van SAP in de rest van de portfolio.

De Finance Hub: een platform dat bedrijfsapps en SAP met elkaar verbindt

De Hub fungeert als strategische tussenpersoon tussen bedrijfsapplicaties en SAP. Enerzijds biedt de Hub een gestandaardiseerde, bedrijfsgerichte API aan, en anderzijds regelt hij alle interacties met SAP. Bedrijfsapplicaties communiceren niet langer via SAP, maar via de Hub.

Het platform is opgebouwd rond vier functionele bouwstenen:

• Ontvangst en validatie. Alle betalingsopdrachten, ongeacht hun zakelijke herkomst, komen binnen via één enkel toegangspunt. De Hub controleert eerst de structuur, de bedrijfsregels en de budgettaire verwijzingen, voordat er verdere stappen worden ondernomen.
• Liquidatieworkflow met dubbele controle. Het vier-ogenprincipe wordt binnen de Hub toegepast, met een volledig controlespoor.
• Doorstroming naar SAP. Zodra een order is gevalideerd, genereert de Hub automatisch het planningsrapport en stuurt dit door naar SAP.
• Realtime tracking. Elke bedrijfsapplicatie kan via de API op elk moment de status van een betaling controleren.

Rondom deze vier bouwstenen centraliseert de Hub ook de financiële referentiegegevens die voorheen in SAP werden geconfigureerd: algemene rekeningen, begrotingsposten, programma’s en vastleggingen. Financiële medewerkers beheren deze gegevens via één uniforme interface, rechtstreeks in de Hub. De afhankelijkheid van SAP voor de dagelijkse configuratie wordt hierdoor drastisch verminderd.

Elke transactie die via de Hub verloopt, wordt bijgehouden en kan worden geanalyseerd. Deze gebundelde transactiegeschiedenis vormt de basis voor de rapportage en business intelligence van de instelling, waardoor besluitvormers inzicht krijgen in financiële stromen die voorheen niet zichtbaar waren.

Hoe ‘ 5th floor ’ dit heeft gerealiseerd

De Hub is ontwikkeld volgens een flexibele, iteratieve aanpak.

Verkenning en ontwerp. Tijdens gezamenlijke workshops met de bedrijfs- en financiële teams zijn de bestaande betalingsprocessen grondig in kaart gebracht. Het doel was om een oplossing te ontwerpen die aansloot bij de operationele context, en niet om een standaardmodel op te leggen.

MVP, te beginnen met de stroom met het grootste volume. De eerste productierelease had betrekking op subsidies, de grootste betalingscategorie qua financieel volume. Door die stroom als eerste te implementeren, werd snel zichtbare waarde gecreëerd en werd het risico voor de rest van de roadmap verminderd.

Geleidelijke implementatie in vier fasen.

• Fase 1: Belangrijkste functies voor liquidatie en validatie, inclusief het genereren van SAP-rapporten.
• Fase 2: Uitbreiding naar andere betalingsvormen (vergoedingen, bonussen, uitzonderlijke betalingen).
• Fase 3: Functionaliteit voor zoek- en bestelgeschiedenis.
• Fase 4: Beheer- en configuratiemodules voor financiële referentiegegevens.

UX-co-creatie. Elk scherm is ontworpen in samenwerking met de financiële medewerkers en bedrijfsexperts die ermee zouden gaan werken. Het resultaat is een interface die gebruikers zonder formeel trainingsprogramma hebben omarmd.

DevOps en continue levering. Korte ontwikkelingscycli, regelmatige gebruikerstests en frequente productiereleases gingen gepaard met intensieve ondersteuning door het 5th floor -team bij elke livegang. De feedback die na elke release werd verzameld, werd direct verwerkt in de volgende iteratie.

Technische architectuur

De microservices zijn ingedeeld per bedrijfsdomein, waardoor elke module afzonderlijk onderhoudbaar blijft. De Hub is bovendien geïntegreerd met de bredere digitale omgeving van de instelling: documentbeheer (GED) voor ondersteunende documenten, de gecentraliseerde referentie voor begunstigden en het organigram, en de BI-tools die de geconsolideerde betalingsgegevens verwerken.

Resultaten

Naast de volumestatistieken zijn ook de operationele voordelen tastbaar:

• De naleving van regelgeving verloopt nu systematisch, met een volledig controlespoor in plaats van implementaties per afzonderlijke applicatie.
• Operationele efficiëntie. De validatie en afwikkeling worden gestroomlijnd en versneld.
• Autonomie van het bedrijfsteam. Voor de afhandeling van betalingen via applicaties is geen SAP-expertise meer nodig.
• Inzicht. Een realtime, geconsolideerd overzicht van alle financiële stromen, beschikbaar voor besluitvormers.
• Risicobeperking. Door automatisering van de controle worden de handmatige fouten die vroeger door de mazen glipten, uitgebannen.

De acceptatie was groot. De gezamenlijke ontwikkeling met eindgebruikers zorgde ervoor dat de leercurve minimaal was en dat alle betrokkenen het systeem snel in gebruik namen.

Download de casus

De stand van zaken bij het project

De Finance Hub is een volwassen product. De belangrijkste functionaliteiten zijn aanwezig en het platform is stabiel. 5th floor zet de samenwerking voort door middel van correctief onderhoud, kleine functionele aanpassingen wanneer er nieuwe behoeften ontstaan, technologische upgrades van frameworks (Angular en andere) en afhankelijkheden, en dagelijkse gebruikersondersteuning om de productiviteit van de teams te waarborgen.

Wat dit project aantoont

De Finance Hub laat zien hoe 5th floor omgaat met complexe zakelijke en regelgevende omgevingen:

• Zorg dat je de zakelijke en compliance-beperkingen grondig begrijpt voordat je code gaat schrijven.
• Ontwerp robuuste oplossingen voor grote financiële volumes.
• Pas een agile methode toe met echte co-creatie en korte iteraties.
• Zorg voor een soepele integratie in bestaande ecosystemen in plaats van deze te vervangen.
• Blijf ook lang na de ingebruikname betrokken, zodat de oplossing blijvend resultaat oplevert.

Afgezien van de technologie is het project een schoolvoorbeeld van samenwerking. De gebruikers stonden gedurende het hele ontwerpproces centraal. Het succes van de Hub is evenzeer te danken aan de werkrelatie met de opdrachtgever als aan de technische uitvoering.

Wil je meer weten?

Neem contact op via sales@5thfloor.be