In veel Belgische overheidsorganisaties is AI al aanwezig. Niet de AI waar officieel over is beslist en die is ingezet. De AI die teams op eigen houtje gebruiken, zonder kader, zonder goedkeuring, zonder te delen. Dat noemen we shadow AI.
De uitkomst is voorspelbaar. Geïsoleerde experimenten die nergens toe leiden. Frustraties die zich opstapelen en een collectief gevoel dat “het werkt niet”. In dat geval is het probleem niet het gereedschap, maar de afwezigheid van enige structuur eromheen.
Er duiken consequent twee obstakels op. Ten eerste, een gebrek aan duidelijkheid over wat is toegestaan: welke tools, welke soorten data, welke limieten. Ten tweede, onzekerheid over de organisatorische ondersteuning: worden licenties gedekt? Is er ruimte voor experimenteren? Zonder duidelijke antwoorden op deze vragen wordt het delen van feedback bijna onmogelijk.
En achter deze obstakels schuilt een concreet risico dat veel organisaties onderschatten. Zonder governance, zonder informatie, zonder training, gebruiken medewerkers wat ze maar kunnen vinden.
Volgens een KPMG-studie uit 2025, uitgevoerd in samenwerking met de Universiteit van Melbourne en aangehaald door Trends-Tendances (14 mei 2026):
- 73% van de werknemers die op het werk gebruikmaken van AI, vertrouwt op tools voor consumenten, zoals ChatGPT of Gemini
- 70% biedt toegang via gratis versies zonder beveiligingsraamwerk op bedrijfsniveau.
Slechts 2 op de 5 werknemers meldt dat hun organisatie een formeel beleid heeft voor het gebruik van generatieve AI. Persoonsgegevens, commerciële informatie en soms vertrouwelijke burgergegevens stromen door tools die gegevens opslaan op servers buiten de Europese jurisdictie en buiten enige vorm van organisatiecontrole.
De AI Act vergroot alleen maar de urgentie: het ontbreken van een raamwerk is niet langer louter een organisatorisch risico. Het is een reële juridische blootstelling.
Wat dit eigenlijk vereist
Het invoeren van AI binnen een organisatie is geen IT-project. Het is een transitie en, zoals elke transitie, moet deze op drie niveaus worden beheerd: visie, raamwerk en governance.
Visie komt eerst. Deze moet collectief worden gevalideerd, niet van bovenaf worden opgelegd. Vervolgens is er een evoluerend wettelijk kader dat ruimte biedt voor vrijwillige experimenten en de uitwisseling van geleerde lessen organiseert. Tot slot lichte maar regelmatige governance: geen zware commissies, maar gestructureerde check-ins om voort te bouwen op wat werkt en de balans te bewaren tussen veiligheid en leren.
Deze transitie speelt zich af op drie complementaire niveaus.
Frameworks zoals Sociocracy 3.0 en Team Topologies dienen als ondersteuning, niet als methodologieën die volledig worden geïmplementeerd, maar als gereedschappen die worden aangepast aan de specifieke context.
In de praktijk rust het experimenteerframework op verschillende bouwstenen: toollicenties toegankelijk voor degenen die willen experimenteren, ruimtes voor spontane exploratie, hackathons en regelmatige AI-meetups om ervoor te zorgen dat kennis daadwerkelijk circuleert.
De cijfers die het gesprek veranderen
Nadat deze aanpak in één organisatie was geïmplementeerd, stelde een interne enquête drie eenvoudige vragen:
- 82% van de werknemers gaf aan dat ze wat ze hadden gezien met hun team zouden delen
- 95% zei dat deze gesprekken ervoor zorgden dat ze bij de organisatie wilden blijven
- 70% voelde zich gemotiveerd om nieuwe werkwijzen uit te proberen
Deze resultaten kwamen niet voort uit een omvangrijk transformatieprogramma met een aanzienlijk budget. Ze kwamen voort uit een eenvoudig, levend raamwerk, bewijs door praktijk en verspreiding door collega's in plaats van via hiërarchie. Weerstand verandert in nieuwsgierigheid, en nieuwsgierigheid verandert, met het juiste raamwerk, in bekwaamheid.
IT laten meegaan
Het invoeren van AI in een overheidsorganisatie houdt ook in dat er zaken moeten worden geregeld die in eerste instantie niet direct zichtbaar zijn: het beheer van toegangsrechten en API-sleutels, het bijhouden van gebruikskosten en de afstemming met de juridische afdeling en de functionaris voor gegevensbescherming. Deze operationele aspecten worden steevast onderschat en hebben al meer dan één goedbedoeld project doen mislukken. 5th floor kan een platformteam inzetten dat deze zaken op zich neemt, zodat uw teams zich kunnen concentreren op wat echt telt.
Voor organisaties die AI rechtstreeks integreren in hun bedrijfsapplicaties, komen er aanvullende vragen naar boven: traceerbaarheid, testbaarheid, naleving van de AI Act. Dit zijn stappen die wij al hebben doorlopen.
AI blijft een onderdeel, geen op zichzelf staande oplossing
Wat uit deze ervaringen naar voren komt, is de overtuiging dat 5th floor ook geldt voor zijn eigen activiteiten: AI vervangt expertise niet. Het versterkt deze juist. Het neemt nooit beslissingen namens teams. Het vervangt noch de dialoog, noch zakelijk inzicht, noch menselijk oordeelsvermogen.
Een concreet voorbeeld: op een openbaar portaal waar gebruikers afbeeldingen kunnen uploaden, verliepen de nalevingscontroles handmatig, traag en leidden ze tot voortdurend heen-en-weer-gepraat. 5th floor heeft een geautomatiseerde controle geïntegreerd op het moment van uploaden. De AI analyseert de afbeelding en geeft een voorstel voor een beslissing met een duidelijke toelichting. Uiteraard behoudt de casemanager de zeggenschap over de uiteindelijke beslissing.
Het resultaat? Kortere doorlooptijden, minder handmatige werkdruk, beter begrepen regels en een transparanter proces voor iedereen.
Dat is hoe nuttige AI eruitziet.
Geen AI omwille van de AI zelf.
