Een betalingsplatform voor de Belgische publieke sector

Een oudere SAP-versie met beperkte integratiemogelijkheden. Verschillende bedrijfsapplicaties, die elk hun eigen betalingen beheren aan SAP met verschillende integratieniveaus. Een wettelijke vereiste voor dubbele validatie op elke betalingsopdracht. En geen manier om op één plek te zien wat er binnen de organisatie werd betaald.

Dat was de situatie waarvoor een Belgische overheidsinstantie 5th floor inschakelde. De instantie verwerkt een groot aantal betalingen die verband houden met verschillende bedrijfsprocessen: subsidies, uitzonderlijke bonussen, onkostenvergoedingen en ad-hocbetalingen. SAP vormde de spil van dit alles, maar elke bedrijfsapplicatie moest op zijn eigen manier met SAP worden geïntegreerd. Het gevolg was een ongelijkmatige dekking, een zware nalevingslast en geen geconsolideerd overzicht van de betalingsstromen.

5th floor heeft de Finance Hub ontworpen en gebouwd: een tussenplatform dat tussen de bedrijfsapplicaties en SAP in staat, de betalingsstromen centraliseert en ervoor zorgt dat aan de nalevingseisen wordt voldaan – en wel één keer, in plaats van in elke afzonderlijke applicatie. De Hub verwerkt maandelijks ongeveer 30 miljoen euro aan betalingen, wat neerkomt op zo’n 350 betalingsopdrachten per dag. SAP blijft het primaire boekhoudsysteem. De overige applicaties zijn er niet langer rechtstreeks van afhankelijk.

De vier problemen die de Hub moest oplossen

De scopefase identificeerde vier structurele belemmeringen:

• Een verouderde SAP-versie met beperkte integratiemogelijkheden, waardoor elke nieuwe verbinding een maatproject werd.
• Gedecentraliseerde betalingsafhandeling. Elke bedrijfsapplicatie had zijn eigen integratie met SAP, met een wisselende dekking per applicatie.
• Een nalevingslast. Het vier-ogenprincipe (dubbele validatie bij betalingsafwikkeling) is een wettelijke vereiste, maar de consequente handhaving ervan over applicaties heen was lastig.
• Geen geconsolideerd overzicht van de geldstromen die via de organisatie lopen.

Deze vier beperkingen vormden vier strategische doelstellingen: het centraliseren van financiële en boekhoudkundige gegevens, het vereenvoudigen van dagelijkse operaties voor financiële teams en budgethouders, het beveiligen en automatiseren van controles met fijnmazig toegangsbeheer, en het verminderen van de directe afhankelijkheid van SAP in de rest van de portfolio.

De Finance Hub: een platform dat bedrijfsapps en SAP met elkaar verbindt

De Hub fungeert als een strategische tussenpersoon tussen bedrijfsapplicaties en SAP. Enerzijds biedt het een gestandaardiseerde, business-georiënteerde API aan, en anderzijds handelt het alle SAP-interacties af. Bedrijfsapplicaties communiceren niet langer direct met SAP. Ze communiceren met de Hub.

Het platform is opgebouwd rond vier functionele bouwstenen:

• Ontvangst en validatie. Alle betalingsopdrachten, ongeacht hun zakelijke oorsprong, komen binnen via één enkel toegangspunt. De Hub valideert eerst de structuur, bedrijfsregels en budgettaire verwijzingen voordat er iets anders gebeurt.
• Liquidatie workflow met dubbele validatie. Binnen de Hub wordt het vier-ogenprincipe toegepast, met een volledig controlespoor.
• Doorsturen naar SAP. Zodra een order is gevalideerd, genereert de Hub automatisch het planningsrapport en stuurt dit door naar SAP.
• Realtime volgen. Elke zakelijke applicatie kan op elk gewenst moment de status van een betaling controleren via de API.

Rondom deze vier pijlers centraliseert de Hub ook de financiële referentiegegevens die voorheen in SAP werden geconfigureerd: algemene rekeningen, begrotingsposten, programma’s en vastleggingen. Financiële medewerkers beheren deze gegevens via één interface, rechtstreeks in de Hub. De afhankelijkheid van SAP voor de dagelijkse configuratie wordt hierdoor drastisch verminderd.

Elke transactie die via de Hub verloopt, wordt bijgehouden en kan worden geanalyseerd. Deze geconsolideerde transactiegeschiedenis vormt de basis voor de rapportages en bedrijfsinformatie van de instelling, waardoor besluitvormers inzicht krijgen in financiële stromen die voorheen niet zichtbaar waren.

Hoe 5th floor dit heeft gerealiseerd

De Hub is gebouwd met een agile, iteratieve aanpak.

Ontdekking en ontwerp. Collaboratieve workshops met de business- en financiële teams brachten de bestaande betaalprocessen diepgaand in kaart. Het doel was om een oplossing te ontwerpen die paste binnen de operationele context, en niet om een sjabloon op te leggen.

MVP, te beginnen met betalingsstroom met het grootste volume. De eerste productie-uitgave omvatte subsidies, het grootste betalingstype qua financieel volume. Door deze stroom als eerste in productie te nemen, werd snel zichtbare waarde geleverd.

Een stapsgewijze implementatie in vier fasen.

• Fase 1: Kernfuncties voor afwikkeling en validatiefuncties, met SAP-rapportage.
• Fase 2: Uitbreiding naar andere betalingsvormen (vergoedingen, bonussen, eenmalige uitkeringen).
• Fase 3: Functies voor zoek- en opdrachtgeschiedenis.
• Fase 4: Beheer- en configuratiemodules voor financiële referentiegegevens.

UX co-creatie. Elk scherm is ontworpen in samenwerking met de financiële medewerkers en bedrijfsexperts die ermee zouden gaan werken. Het resultaat is een interface die gebruikers zonder een formele training al snel onder de knie hadden.

DevOps en continue levering. Korte ontwikkelingscycli, regelmatige gebruikerstests en frequente productiereleases gingen gepaard met intensieve ondersteuning door het 5th floor-team bij elke livegang. De feedback die na elke release werd verzameld, werd direct meegenomen in de volgende iteratie.

Technische architectuur

De microservices zijn georganiseerd per business domein, waardoor elke module zelfstandig onderhoudbaar blijft. De Hub integreert ook met de bredere digitale omgeving van de instelling: documentbeheer (GED) voor ondersteunende documenten, het gecentraliseerde referentiebestand voor begunstigden en organisatiestructuren, en de BI-tooling die de geconsolideerde betalingsgegevens verbruikt.

Resultaten

Naast de volumemetrieken zijn de operationele voordelen tastbaar:

• Regelgevingsnaleving is nu systematisch, met een compleet auditspoor in plaats van implementaties per applicatie.
• Operationele efficiëntie. Validatie en liquidatie worden gestroomlijnd en versneld.
• Autonomie van de bedrijfsteams. Applicaties vereisen geen SAP-expertise meer om hun betalingen af te handelen.
• Zichtbaarheid. Een realtime, geconsolideerd overzicht van elke financiële stroming, beschikbaar voor besluitvormers.
• Risicovermindering. Controleautomatisering elimineert de handmatige fouten die vroeger doorsijpelden.

De adoptie was breed. De co-creatie met eindgebruikers resulteerde in een minimale leercurve en snelle acceptatie door de belanghebbenden.

Download het dossier

Waar het project staat

De Finance Hub is een volwassen product. De belangrijkste functionaliteiten zijn aanwezig en het platform is stabiel. 5th floor zet de samenwerking voort door middel van correctief onderhoud, kleine functionele aanpassingen wanneer zich nieuwe behoeften voordoen, technologische upgrades van frameworks (zoals Angular) en afhankelijkheden, en dagelijkse gebruikersondersteuning om de productiviteit van de teams te waarborgen.

Wat dit project demonstreert

De Finance Hub laat zien hoe 5th floor omgaat met complexe zakelijke en regelgevende omgevingen:

• Begrijp de bedrijfs- en nalevingsbeperkingen grondig voordat uw code schrijft.
• Ontwerp robuuste oplossingen voor kritieke financiële volumes.
• Pas een agile methode toe met echte co-creatie en korte iteraties.
• Integreer netjes in bestaande ecosystemen in plaats van ze te vervangen.
• Blijf betrokken lang na de livegang, zodat de oplossing blijft leveren.

Voorbij de technologie is het project een casestudy in samenwerking. Gebruikers stonden gedurende het hele ontwerpproces centraal. Het succes van de Hub berust evenzeer op de werkrelatie met de klant als op de technische uitvoering.

Wil meer weten?

Neem contact op via sales@5thfloor.be